世博會要完成申辦和注冊必須遵從以下三個步驟：

一、申辦：對申辦世博會報告中，其中必須表述開幕和閉幕的日期、主題和主辦主體的法律狀態。這些內容由申辦國家以申辦報告形式遞交于國際展覽局執行委員會。

二、考察：國際展覽局組織考察團對申辦國進行現場的項目評估。考察團在國際展覽局副主席的帶領下，可以就技術方面或金融方面詢問細節問題，主要方式是查閱文獻依據。這項徹底的調查是送交執行委員會的報告的基礎，此項報告最終還將被送交全體成員國代表大會審議。

三、投票：申辦世博會項目通過了程序、機構審定后，將由國際展覽局代表大會投票決定申辦國的舉辦權。如果不止一個國家參與競爭舉辦權，代表大會將以無記名投票的方式產生舉辦國。

四、注冊：舉辦國在正式的審議和承諾遵守國際展覽會公約，并簽訂相關協議后，向國際展覽局注冊擬舉辦的世博會。

這些手續程序完成需要三年的時間，最終形式以授予國際展覽局旗幟為完成標志。與此同時，舉辦國政府可以開始通過外交渠道向世界各國發送對世博會的參加邀請。

未經注冊，博覽會則不能取得國際展覽局成員國的支持，成員國被禁止參與任何未經批準的項目，并將視為違反《國際展覽會公約》中：主辦國政府承諾將施行和保持國際展覽局所設立標準的規定。這也是國際展覽局真正的實施權力所在。

通過以上程序，世博會的發展得到了保證，成員國的利益也得到了維護。

在世博會舉辦過程，國際展覽局通過總代表委員會（總代表是對參加國政府所派出的高級代表的稱號）和選舉產生的指導委員會對世博會進行管理，指導委員會與世博會組織者始終與國際展覽局保持著緊密的聯系。